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Unser Beispielunternehmen hat vier Mitarbeiter. Die Anrufe nimmt üblicherweise Anja entgegen. Falls sie nicht da ist oder bereits spricht soll Nils die anrufe entgegennehmen. Zunächst richten sie die Gruppe ein. Dazu klicken sie in der Navigation links auf den Menüpunkt Gruppen und dann oben auf Gruppe hinzufügen. Unsere neue Rufgruppe bekommt den Namen Zentrale und die interne Nebenstelle 10. Danach wählen sie die Mitarbeiter aus die der Rufgruppe angehören sollen. In unserem Fall Anja und Nils mit Gruppe erstellen. Schließen sie den Vorgang ab. Ein großer Vorteil von Avaya Office ist die Möglichkeit Rufverteilungen an die gewünschten Prozesse im Büro anzupassen. So können sie beispielsweise ganz individuell festlegen wie lange Gruppenanrufe bei welchen Mitarbeiter klingen sollen. Um diese Funktion einzurichten klicken sie auf die Spalte mit der Anzahl der Gruppenteilnehmer. Dort stellen wir die Hochzeiten so ein, dass Anrufer an die Zentrale zuerst 30 Sekunden bei Anja und dann noch 20 Sekunden bei Nils klingeln. Wie üblich beenden sie den Vorgang mit Änderungen speichern. Abschließend definieren sie noch was passieren soll wenn keiner der Gruppenteilnehmer antwortet. Klicken sie dazu auf das Schaltfeld unter Gruppenfunktionen. Darüber erreichen sie
die erweiterten Funktionen der Rufgruppen. Als nächstes klicken sie auf die Schaltfläche nächste Aktion und in dem folgenden Dialog auf die Schaltfläche
deaktiviert. Nun bietet ihnen das System verschiedene Optionen an. Sie können den Anruf entweder an den virtuellen Empfang oder an eine persönliche oder die zentrale Mailbox weiterleiten. Bei einer zentralen Rufgruppe macht die Haupt Voice Mailbox am meisten Sinn. Mit Änderungen speichern wird dieser als Ziel gespeichert. Eine weitere sehr nützliche Funktion ist das Voranstellen von Informationen. Dadurch erkennen sie durch einen eingeblendeten Text sofort dass diese Anrufe über die Rufgruppe Zentrale kommt und nicht persönlich an sie gerichtet ist. Um diese Funktion einzurichten klicken sie wieder auf die Schaltfläche in der Spalte Gruppenfunktionen. Danach klicken sie auf die Voreinstellung Anrufer ID. Per Klick auf die Schaltfläche deaktiviert erhalten sie weitere Eingabemöglichkeiten. Im Feld namens Präfix tragen sie nun Zentrale mit einem Leerzeichen ein. Das zweite Feld wird in diesem Fall nicht benötigt. Speichern sie die Änderungen wie üblich. Nun erscheint bei Anrufen an die Gruppe das Wort Zentrale auf dem Display des Telefons. Damit ist die Einrichtung der Rufgruppe beendet.